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Planifique cada día con antelación

Planificar es traer el futuro al presente para poder hacer ahora algo al respecto.

Alan Lakein

Seguro que la siguiente pregunta le suena familiar: «¿Cómo te comes un elefante?» La respuesta, por supuesto, es: «¡Bocado a bocado!»

¿Cómo se traga el sapo más grande y más feo? Del mismo modo. Lo divide en actividades específicas paso a paso y empieza por la primera.

Su mente, su capacidad para pensar, planificar y decidir, es su herramienta más poderosa para superar la postergación de las decisiones y aumentar la productividad. Su capacidad para establecer objetivos, planificar y actuar determina el curso de su vida. El mero acto de pensar y planificar desata sus poderes mentales, dispara su creatividad y aumenta sus energías físicas y mentales.

A la inversa, como escribió Alex MacKenzie, «la acción sin planificación es la causa de todos los fracasos».

Su capacidad para planificar bien antes de actuar es una medida de su competencia global. Mientras mejor sea el plan que tenga, más fácil le resultará superar la postergación de las decisiones, empezar, tragarse el sapo y continuar.

Aumente sus ganancias de energía

Uno de sus objetivos principales en el trabajo debe ser obtener el mayor beneficio posible de su inversión de energía mental, emocional y física. La buena noticia es que cada minuto ocupado en planificar le ahorra hasta diez minutos en la ejecución. Planificar el día no le consume más de diez o doce minutos, pero esta pequeña inversión de tiempo le ahorrará por lo menos dos horas (entre 100 y 120 minutos) de tiempo perdido y esfuerzo impreciso durante el día.

Puede que haya oído hablar de la fórmula de las seis «P»: «Planificación Previa Pertinente Previene Pobre Productividad.»

Resulta asombroso que tan poca gente practique cada día la planificación cuando está demostrado cuánto ayuda a aumentar la productividad y el rendimiento. Y la planificación es algo verdaderamente muy sencillo. Sólo necesita una pluma y un papel. Las agendas electrónicas más sofisticadas, programas informáticos u organizadores del tiempo se apoyan en el mismo principio: antes de empezar, sentarse y escribir una lista de todo lo que tiene que hacer.

Dos horas extras por día

Trabaje siempre con una lista. Cuando se presente algo nuevo, agréguelo a la lista antes de hacerlo. Puede aumentar su productividad y rendimiento en un 25 por ciento o más desde el primer día que empiece a trabajar de manera coherente siguiendo una lista.

Haga la lista la noche anterior, al término del día de trabajo. Traslade todo lo que todavía no ha terminado a la lista del día siguiente y después agregue todo lo que tiene que hacer ese día. Si hace la lista la noche antes, su subconsciente trabajará con esa lista toda la noche mientras duerme. Y con frecuencia le ocurrirá levantarse con grandes ideas e intuiciones que puede utilizar para completar su trabajo con mayor prontitud y mejor de lo que había pensado inicialmente.

Mientras más tiempo dedique a hacer con anticipación una lista escrita de todo lo que tiene que hacer, más eficaz y eficiente será.

Diferentes listas para distintos propósitos

Necesita listas distintas para propósitos distintos. Primero debe crear un listado maestro en el cual escribe todo lo que le parece que quiere hacer en algún momento en el futuro. En ese listado anota cualquier idea que se le ocurra y cualquier tarea o responsabilidad nueva que se le presente. Puede elegir entre todo esto más tarde.

En segundo lugar, debe contar con una lista mensual que hace al final de cada mes para el mes siguiente. Puede contener asuntos que transfiere del listado maestro.

En tercer lugar, debe contar con una lista semanal donde planifica anticipadamente la semana completa. Esta lista se mantiene en construcción mientras transcurre la semana.

Esta disciplina de planificación sistemática del tiempo le puede ayudar bastante. Mucha gente me ha dicho que el hábito de reservar un par de horas al final de cada semana para planificar la siguiente ha contribuido a aumentar su productividad drásticamente y les ha cambiado por completo la vida. A usted también le va a funcionar esta técnica. Finalmente, debe transferir asuntos de sus listas mensuales y semanales a su lista diaria. Se trata de las actividades específicas que va a realizar el día siguiente.

Conforme transcurre la jornada laboral, ponga una señal en los asuntos de la lista que ha completado. Esto le permite disponer de un cuadro visual de los logros. Genera la sensación de éxito y de avance. Si ve que avanza progresivamente en su lista, se siente motivado y aumentan sus energías. También mejora su autoestima y respeto de sí mismo. El progreso continuo y visible le impulsa hacia delante y le ayuda a superar indecisiones.

Planificar un proyecto

Ante un proyecto de cualquier clase, empiece por hacer una lista de cada paso que tendrá que dar, de principio a fin, para completarlo. Organice las tareas del proyecto según prioridades y cree las secuencias necesarias. Contemple el todo en un papel o en la pantalla del ordenador. Y empiece a trabajar en una tarea a la vez. Le sorprenderá lo que puede conseguir de este modo.

Al avanzar en sus listas se sentirá más eficaz y poderoso. Sentirá que controla mejor su vida. Se sentirá naturalmente motivado para hacer todavía más. Pensará mejor y más creativamente y contará con más y mejores intuiciones que le permitirán trabajar aún más rápido. El progreso visible le ayudará a evitar la procrastinación.

Al trabajar ininterrumpidamente con el contenido de sus listas desarrollará una sensación de impulso positivo hacia delante, que le capacitará para superar la postergación de las decisiones y le dará mayor sensación de control de su vida. Esta sensación de progreso le proporcionará más energía y le mantendrá activo a lo largo del día.

Una de las reglas más importantes de la eficacia personal es la del 10/90. Dice que el primer 10 por ciento del tiempo que ocupa planificando y organizando su trabajo, antes de empezar, le va a permitir ahorrar hasta el 90 por ciento del tiempo que ocupará en hacer el trabajo una vez que lo ha empezado. Basta con que pruebe una vez esta ley.

Si planifica anticipadamente su día, le resultará mucho más fácil empezarlo y continuar avanzando. El trabajo resulta así más rápido y fluye con mayor facilidad. Se siente más poderoso y competente. Nadie le podrá detener.

Empiece hoy mismo a planificar anticipadamente cada día, semana y mes. Coja un bloc de notas o un papel y haga una lista de todo lo que tiene que hacer en las próximas veinticuatro horas. Agregue a su lista lo que vaya surgiendo. Haga una lista de todos sus proyectos, de los grandes trabajos que son importantes para su futuro. Ordene cada uno de sus objetivos, proyectos o tareas principales según su prioridad, su mayor importancia y según una secuencia, es decir según qué debe hacer primero, qué en segundo lugar, etcétera. Empiece teniendo presente el final y desde ese punto trabaje hacia atrás. ¡Piense sobre papel! Trabaje siempre con una lista. Le sorprenderá comprobar cuánto más aumenta su productividad y con cuánta facilidad se traga ahora su sapo.

lan Lakein fue un autor y conferenciante estadounidense especializado en el tema de la administración del tiempo. Es conocido por su libro How to Get Control of Your Time and Your Life, publicado por primera vez en 1973.

Lakein nació en Chicago, Illinois, en 1938. Estudió en la Universidad Johns Hopkins y en la Escuela de Negocios de Harvard. Después de graduarse, trabajó como consultor de gestión y como escritor.

En 1973, Lakein publicó su libro How to Get Control of Your Time and Your Life, que se convirtió en un best-seller internacional. En este libro, Lakein presenta un sistema para la administración del tiempo que se basa en la idea de que el tiempo es un recurso limitado que debe ser gestionado de forma eficaz.

El sistema de Lakein se basa en cuatro principios fundamentales:

• Priorización: Las tareas deben ser priorizadas en función de su importancia y urgencia.
• Planificación: Las tareas deben ser planificadas de forma que se puedan completar de forma eficiente.
• Ejecución: Las tareas deben ser ejecutadas de forma disciplinada.
• Revisión: El sistema debe ser revisado periódicamente para garantizar que se está utilizando de forma eficaz.

How to Get Control of Your Time and Your Life ha sido traducido a más de 20 idiomas y ha vendido más de 3 millones de copias. El libro ha sido elogiado por su claridad, su practicidad y su impacto en la vida de las personas.

Lakein continuó escribiendo y hablando sobre la administración del tiempo hasta su muerte en 2017. Sus libros y conferencias han ayudado a millones de personas a ser más eficaces y productivas en su vida personal y profesional.

Otros libros de Alan Lakein:

• How to Get Control of Your Time and Your Life: Revised and Updated (1996)
• Peak Performance: How to Achieve Your Highest Potential (1989)
• The Productivity Book (1977)
• The Time Trap (1971)
• Time Management: The Key to Success (1974)

Lakein también escribió varios libros de ficción, incluyendo The Time Machine (1972) y The Time Travelers (1976).

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libro: “Tráguese ese sapo” de Brian Tracy https://reader.digitalbooks.pro/book/preview/1255/html20789/-?1697186862675

Las 21 estrategias del libro “¡Tráguese ese sapo!” de Brian Tracy están diseñadas para ayudar a las personas a ser más eficaces y productivas en su vida personal y profesional. La metáfora del sapo representa las tareas más importantes y difíciles que tenemos que hacer, que suelen ser las que más nos cuestan.

Las 21 estrategias son las siguientes:

1. Identifique su sapo. Lo primero es identificar las tareas que son más importantes y difíciles para usted.
2. Planifique su día. Dedique su primera hora de trabajo a completar su sapo.
3. Priorice sus tareas. Ordene sus tareas de acuerdo a su importancia y urgencia.
4. Establezca plazos. Esto le ayudará a mantenerse motivado y enfocado.
5. Rompa las tareas grandes en tareas más pequeñas. Esto las hará más manejables.
6. Elimina las distracciones. Concéntrese en una tarea a la vez.
7. Elija el momento adecuado. Cuando esté fresco y con energía, será más fácil completar su sapo.
8. Haga un compromiso con usted mismo. Dígase que va a completar su sapo, pase lo que pase.
9. Pida ayuda. Si no puede completar su sapo solo, pídale ayuda a alguien más.
10. Recompense sus esfuerzos. Cuando complete su sapo, recompensese con algo que le guste.
11. Siga adelante. Una vez que haya completado su sapo, siga adelante con las siguientes tareas.
12. No tenga miedo de fallar. Todos fallan de vez en cuando. Lo importante es aprender de sus errores y seguir adelante.
13. Persevere. La clave del éxito es la perseverancia. No se rinda ante los desafíos.
14. Sea positivo. Una actitud positiva le ayudará a mantenerse motivado y enfocado.
15. Cuide su cuerpo y su mente. Cuando esté sano y descansado, será más eficaz.
16. Establezca objetivos. Los objetivos le darán un propósito y le ayudarán a mantenerse motivado.
17. Tome decisiones rápidas. No se quede atascado en la indecisión.
18. Aprenda a decir no. No puede hacer todo, así que aprenda a decir no a las tareas que no son importantes.
19. Delega tareas. No tenga miedo de delegar tareas a otros.
20. Evite la procrastinación. La procrastinación es el enemigo de la eficacia.
21. Sea flexible. Las cosas no siempre salen según lo planeado, así que sea flexible y esté preparado para adaptarse.

Estas estrategias pueden ayudarle a ser más eficaz y productivo en su vida personal y profesional. Si las aplica de forma consistente, verá resultados positivos en su vida.

Aquí hay algunos consejos adicionales para aplicar las estrategias de “¡Tráguese ese sapo!”:

• Sé realista. No trate de completar todas sus tareas importantes de una sola vez. Concéntrese en una o dos a la vez.
• Empieza poco a poco. Si tiene dificultades para completar su sapo, empiece con algo pequeño y vaya aumentando gradualmente el tamaño de las tareas.
• No te rindas. Es normal sentirte desmotivado de vez en cuando. Si eso sucede, recuérdese a sí mismo por qué es importante completar su sapo y vuelva a intentarlo.

Con esfuerzo y dedicación, puede aprender a tragarse su sapo y ser más eficaz en su vida.